Ana içeriğe atla

FFF

Tesis Yönetimi ve İşletimi Hizmetleri Sektörüne Detaylı Bakış

21.08.2019 - 12:03

Tesis Yönetimi ve İşletimi (Facility Management) sektörü uygulamasını; kısaca günlük yazışmalarımızda "Tesis Yönetimi" dediğimiz uygulamaların anlamını veya açıklamasını detaylandırırsak, bu kavramın iki önemli işlevi içinde barındırdığını görebiliriz. 
Yönetim; genellikle insanların toplu olarak bir arada oldukları her şartta ortaya çıkan kaçınılmaz bir ihtiyaçtır. 
İşletim; özellikle yüksek teknoloji içeren hizmet araçlarının, yaşamın sürekli olduğu bu tesislerde, yetkinlik ve bilgi birikimi olmaksızın yürütülmesi imkansız beklentilere 7/24/360 sistemi ile cevap vererek sürdürülebilirliğin sağlanmasıdır.
Bu hizmetler sürdürülürken başarının önemli kriteri yönetim ve işletimin kim tarafından yapılırsa yapılsın şeffaf ve adil olarak yapılmasıdır. Tesis yönetimi ve işletimi konusunda şeffaf ve adil olabilmek için hangi uygulamaları nasıl yapmalıyız?
-Site/Tesis inşası, kurulumu başlangıcında yönetim kurallarının veya yönetim planlarının hazırlanmasında; sağlam hukuki temellere oturan ve özellikle gider paylaşımında adaleti esas alan planların, KMK'ya uygun olarak yapılması,
-KMK ve yönetim planı gereği uygun usullerle seçilecek olan yönetim ve denetim kurullarının, gönüllü ve sıralı çalışma esasına uygun olarak katılımcı bir ruhla seçilmesi,
-Seçilen yönetim ve denetim kurullarının ve yöneticilerin gerekli profesyonel danışmanlık hizmetlerinden yararlanarak KMK ve yönetim planına uygun nitelikli işletme projesi, yatırım bütçesi, aidat tahakkuk tablolarını oluşturmaları,
-Oluşturulan bu dokümanlara bağlı kalarak ve KMK/yönetim planına uygun olarak site/tesisin yönetimini ve işletimini şeffaf ve adil olarak sürdürmeleri,
-Aidat ödeyerek hizmet alan ve site/tesisin ortak değerlerine sahip, ayrıca gelecekteki değer artışı veya kaybı sonuçlarına katlanacak olan malik/kiracıların ise; takip ve izlemeyi yeterince yapmaları, sadece eleştiri yapmak yerine, çözüme katılımcı olarak da ellerini taşın altına koymak suretiyle katkı sağlamaları, 
-Toplu yaşamanın gereği olan çevreye ve kişilere saygılı davranışlar desteklemelidir.
-Tüm maliklerin zorlukların farkına varabilmeleri adına, sırası geldiğinde ileriki yıllarda yönetim ve denetim kurullarında görev alarak destek olmaları gerektiğini değerlendirebiliriz.

Site/Tesis Yönetimleri Tarafından Yetkilendirilecek Tesis Yönetimi Firmalarının Hizmetleri Sağlama Yetkinliği
Tesis Yönetimi ve İşletiminin (Facility Management) bir sektör olduğunu, dünyada son 50 yıldır bilgi birikimi ve teknolojik gerekliliklerle geliştiğini, ülkemizde ise son 25 yılda dünyadaki bu gelişmelere paralel olarak ilerleme kaydettiğini, iş kolu olarak kabul edildiğini, profesyonel bilgi birikimi ve beceri gerektirdiğini kabullenmek durumundayız. Söz konusu yetkinlik için lisans eğitimi seviyesi gerekliliği her ne kadar yeni oluşmuşsa da, lisans üstü veya disiplinler arası eğitim mekanizmaları ile de profesyonelliğin pekiştirildiğini gözlemliyoruz. Bunun sonucu olarak, özellikle yüksek teknoloji içeren, çok önemli inşa bedelleri ödenerek elde edilen tesislere, basit apartman yönetimi mantığı ile yaklaşmamızın söz konusu olmayacağı gerçeği tartışmasızdır. 
Bu gelişmeye paralel olarak, yurt dışı ve yurt içi merkezli birçok Tesis Yönetimi ve İşletimi (Facility Management) firmaları sektörde yerlerini almıştır.

Hizmet Kalitesinin Yükseltilmesi ve Denetimi Beklentisinin Değerlendirilmesi, Giderlerin/Ödenen Aidatların Beklentilerle Örtüşmesi
Tesis/Site Yönetiminde hizmet kalitesinin, Tesis/Site değerine ve yaşam kalitesine etkilerini dikkate aldığımızda, aşağıda sıraladığım soruları kendimize sorup cevaplarını kısaca bulmamız gerekmektedir.
1-Tesis/site yönetimi özel uzmanlık alanı mı?
- Evet
2-Tesis/site yönetim ve denetim kurullarında, maliklerinde bu uzmanlık olabilir mi?
- Her zaman olmayabilir
3-Tesis/site yönetimi iyi yapılmazsa tesis/site değerinden kaybeder mi?
- Evet
4-Tesis/site işletimi standartlara uygun ve kaliteli yapılırsa tesis/site değer kazanır mı?
- Evet
Bu soru ve cevapları dikkate aldığımızda, dünyadaki gelişmeleri takip ettiğimizde; Tesis yönetimi ve İşletimi hizmetlerinin, özel uzmanlık alanında yetişmiş profesyonel şirketlerce yapılması, maksimum konfor ve optimum verim için gerekli gözükmektedir. Mümkün olduğunca hizmetlerin sunumuna ve/veya alınmasına (outsource edilen hizmetler için) katkı sağlayan profesyonelleri kadrosunda bulunduran kuruluşlardan destek almak uygun olacaktır.
Ayrıca hizmet veren şirketlerin veya istihdam edilen profesyonellerin de, gerektiğinde veya uygun periyotlarla (Aylık, 3 Aylık vb.), Tesis Yönetimi ve İşletimi konusunda tecrübe ve bilgi birikimi yüksek, bağımsız üst düzey uzmanlardan Denetim ve Danışmanlık Hizmetleri alınarak (Yönetim, İşletim, Mali, Yasal vb. konularda) hizmetlerin; şeffaf, adil, güvenli ve sürekli gelişerek uygulanması sağlanmalıdır. 
Birçok site/tesis / toplu yaşam alanının değişik zaman dilimlerinde benzer sorunları yaşadığını ve çözüm için her seferinde yeniden araştırıp öğrenmenin maliyetinin çok yüksek olduğunu, diğer bir söyleyiş ile Amerika’yı yeniden keşfetmenin gereksizliğini dikkate aldığımızda, ek ağır bedel yerine daha küçük bedeller ödeyerek verimli sonuçlara ulaşmak hedeflenmelidir. 
Alınan tüm hizmetlerde tesis/sitenin yatırım değerinin korunması, hatta değerin artırılması amacıyla; maksimum konfor ve minimum maliyet ilkesine uyularak, gayrimenkul yatırımcıları için tesis cazibesinin artması hedeflenerek, yaşam kalitesi dizayn aşamasında öngörülerek, konforlu, güvenli, sağlıklı ortamlar oluşturulduktan sonra da sürdürülmesi gerekmektedir. Hizmetlerin ulusal ve uluslararası standartlara uygun olması, tartışmaları minimize edecek, tarafların memnuniyetleri, elde ettikleri kazançlar uzun süreli olacaktır. 
Hizmet alınan ve bedeli ödenen sözleşmeler yapılabilmesi, tesis/sitenin malikleri ve/veya kiracıları için çok önemlidir.

Hizmet Kalitesini Yükseltirken Giderlerin Azaltılması Mümkün mü? Bu Konuda Neler, Nasıl, Ne Zaman Yapılabilir?
Hizmet kalitesi ile ödenen aidatın uyumlu ve dengeli olması, ancak standartlara uygun hizmet modellerinin geliştirilmesi ve hizmet birleştirilmelerinin doğru uygulanması ile mümkün olabilir. Çok fonksiyonlu, yasal gerekliliklere uygun personel istihdamı bu işlevlerin en başında gelmektedir. 
-Uzun süreli doğru kontratlar yapılarak,
-Denetim ve Danışmanlık hizmetleri alınarak, 
-Hizmet kalitesinden satın alma işlemlerine, teknolojik katkıların ilavesine kadar kontrollü hareketler uygulayarak, 
-Site/tesis hafızası dokümantasyon ve bilgisayar destekli tesis yönetimi  (CAFM) sistemleri ile korunarak, 
-Gelişen teknoloji ve yasal uygulamaların takibi sağlanarak, 
-Enerji tasarrufu ile konfor arasındaki ilişkiyi doğru zemine oturtup takibi sağlanarak,
-Profesyonel uygulamalara yer verilerek, 
-Gelir - gider takibini, işletme projesi bütçesinin gerçekleşen durumunu  güncel olarak takip ederek, 
-Bilgilendirmeleri zamanında yaparak, 
-Sürekli takip, her bütçe döneminde yeni bütçeleri ve gerçekleşenleri aylık olarak karşılaştırmaları yaparak bütçe düzenleme,
-İyi Uygulama Örneklerini (Best Practice) tesise özel hale getirerek, uygulama sonuçlarını takip ve raporlamasını sağlayıp, katılımcı uygulamalar yapılması,
-Tamamını hazırladığımız bu metinde sıralamamızın mümkün olmadığı, benzeri pek çok uygulamalarla ilerlediğimizde; hizmet kalitesini yükseltirken giderlerin azaltılmasının mümkün olduğunu yaşayarak/yaşatarak ilerlememiz mümkündür.

arf

Yukarı