Türkiye’nin e-dönüşümü, 2012’de Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) ilk olarak e-Defter zorunluluğunu getirmesiyle başladı. Bu noktadan itibaren Türkiye’deki raporlama zorunluluklarıyla e-dönüşüm kapsamı günümüze dek genişlemesini sürdürdü.
Dijital dünyanın hayatımıza kazandırdığı e-dönüşüm uygulamaları hayatımızın hemen hemen her alanında kolaylaştırıcı etkileri ile kendini gösteriyor. Bununla birlikte gelişen teknolojiyi yakından takip etmek ve hızla uyum sağlamak da kaçınılmaz bir hale geliyor. Özellikle KOBİ’lerin iş süreçlerini elektronik ortamlara taşıyarak dijital çağa giriş süreçlerinde teknolojik gelişmeleri ve alt yapıları yakından takip etmeleri de son derece önemli bir konuma sahip.
E-dönüşüm uygulamaları nelerdir?
E-dönüşüm uygulamaları gelişen teknoloji ile tüm iş süreçlerinde kendini göstermeye başladı. Ticaretten sağlığa tüm alanlarda iş süreçlerinin dijital ortama taşınması ve buralardan yürütülmesi olarak adlandırılan e-dönüşüm uygulamaları sağladığı kolaylıklar ve avantajlar ile dijital dünyanın hızını ve pratikliğini hayatımıza taşımaya devam ediyor. E-dönüşüm uygulamaları ile iş süreçleri hızlı ve güvenli bir şekilde yürütülerek zaman ve maliyet tasarrufu sağlarken, aynı zamanda verimlilik de en üst seviyeye taşınıyor.
E-dönüşüm uygulamaları şu şekilde sıralanabilir:
E-fatura uygulaması: E-fatura (B2B) ve e-Arşiv fatura (B2B ve B2C) olmak üzere iki büyük uygulamayı kapsıyor. E-fatura uygulaması ile elektronik ortamlarda hazırlanan faturalar sadece e-fatura uygulamasını kullanan firmalara gönderilebiliyor.
E-Defter uygulaması: Vergi mükelleflerine yevmiye defterlerini ve genel defterlerini elektronik olarak oluşturma, imzalama ve arşivlemenin yanı sıra bu defterlerin beratlarını Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’na aylık olarak veya her çeyrekte raporlama yükümlülüğü getiriyor. Mükelleflerin aynı zamanda her bir defterin beratını oluşturup her ay GİB’e göndermeleri ve tüm defterleri beratlarla birlikte on yıl boyunca arşivlemeleri gerekiyor.
E-arşiv fatura uygulaması: E-faturaya kayıtlı vergi mükelleflerinin, e-faturaya kayıtlı olmayan mükellefler ve son kullanıcılara kestiği faturaların elektronik formudur. E-arşiv fatura düzenlemesinde gerçek zamanlı GİB denetimi yürütülmemektedir. E-arşiv faturalar, takip eden günün sonuna kadar GİB’e elektronik olarak raporlanmalıdır.
E-irsaliye uygulaması: Halihazırda kağıt ortamda düzenlenmekte olan sevk irsaliyesinin mal hareketlerinin elektronik ortamda düzenli şekilde izlenebilmesi amacıyla elektronik ortamda düzenlenmesine imkan vermektedir. E-irsaliyenin malın sevkinden önce düzenlenmesi gerekmektedir. Mükelleflerin e-irsaliye uygulamasından özel entegratör aracılığıyla faydalanması halinde e-irsaliyenin özel entegratör sistemlerine iletilmesi nakliyenin başlaması için yeterlidir. KOBİ’ler tüm bu e-dönüşüm uygulamaları ile birçok alanda tasarruf ederek kaynaklarını etkin ve verimli bir şekilde kullanabilir. Bu sayede gelişmeleri de son derece hızlanacaktır.
KOBİ’ler için e-dönüşümün önemi
KOBİ’ler, günümüzün hızla dijitalleşen iş dünyasında rekabetçi kalmak ve büyümek için e-dönüşümü benimsemeleri gereken bir zorunlulukla karşı karşıyalar. İşletmelerin geleneksel iş modellerini dijital teknolojilerle entegre etmelerini ve bu teknolojileri iş süreçlerine uygulamalarını ifade eden e-dönüşüm, rekabet ortamında ayakta kalmak ve uzun soluklu bir yaşam döngüsüne sahip olmak isteyen KOBİ’lerin başarısı için de atılması gereken adımlar arasında. Bu noktada işletmelerin ihtiyaçları doğrultusunda dijital dönüşüme katılmaları kaçınılmaz. KOBİ’ler müşteri kitlelerini de göz önünde bulundurarak dijitalleşme süreçlerini başlatabilir ve bu sayede daha geniş kitlelere ulaşarak verimliliklerini artırma potansiyelleri de hızlanabilir. Daha geniş kitlelere hızlı ve etkili bir şekilde ulaşabilmenin yanı sıra kendi iş süreçlerini de etkin bir şekilde takip edebilmek için KOBİ’lerin e-dönüşüm uygulamaları ve bu uygulamaların avantajlarından yararlanması son derece önemlidir.
E-dönüşüme başlarken nasıl bir yol izlenmeli?
Dijital strateji oluşturma
E-dönüşüm yolculuğuna başlamadan önce, işletmenin mevcut durumu ve hedeflerin değerlendirilmesi önemli. Dijital strateji oluşturulurken bazı noktaları göz önünde bulundurulmalı. İşletmenin dijitalleşme hedefleri ve öncelikleri nelerdir, hangi süreçlerin dijitalleştirilmesi gerekiyor, hangi teknolojiler işletme için en uygun ve uygun maliyetli olanlardır, dijital strateji, uzun vadeli sürdürülebilirlik ve büyüme hedeflerini yansıtıyor mu gibi soruları sorarak ve yanıtlar belirli bir strateji ile verilerek e-dönüşüm süreçleri daha rahat planlanabilir.
Altyapı ve yazılım güncellemeleri
KOBİ’ler, mevcut bilgi teknolojisi altyapılarını gözden geçirmeli ve gerekli güncellemeleri yapmalı. Bu, işletme süreçlerini daha verimli hale getirir ve dijital dönüşümü destekler. Muhasebe yazılımları, stok yönetimi sistemleri, CRM yazılımları gibi araçlar iş süreçlerini kolaylaştırabilir ve daha verimli hale getirebilir.
Veri analitiği ve iş zekası kullanımı
Veri, dijital dönüşümün önemli bir parçasıdır. Müşteri verilerini toplayarak analiz etmek, işletmenin büyümesini desteklemek ve daha iyi kararlar alınmasına yardımcı olur. Veri analitiği ve iş zekası araçları kullanılarak veriler derinlemesine incelenebilir. Müşteri ilişkileri yönetimi alanındaki çalışmaların dijitalleştirilmesi, farklı noktalarda yapay zeka sistemlerinden destek alınması ve şirketin tüm departmanlarının online olarak entegre programlarla birbirine bağlanması e-dönüşüm süreçlerini hızlandıran süreçler arasındadır.
Müşteri deneyimi iyileştirmesi
Müşterilere daha iyi hizmet sunmak için dijital araçların daha sık kullanılması da e-dönüşüm süreçlerinden biridir. Soruları hızlı bir şekilde yanıtlayabilen bir canlı sohbet hizmeti veya kişiselleştirilmiş ürün önerileri gibi özellikler müşteri deneyimini geliştirebilir.
Dijital dönüşüm, KOBİ’ler için büyük fırsatlar sunar, ancak bu süreç iyi bir planlama, yatırım ve sabır gerektirir.
